Was genau ist Stakeholdermanagement im Projektmanagement?

Sehr oft wird diese Disziplin stark vernachlässigt und auftretende Probleme erkennt man dann erst, wenn die Katze bereits in den Brunnen gefallen ist. Stakeholdermanagement beinhaltet die Identifizierung, Analyse, Einbeziehung und Kommunikation mit allen relevanten Personen und Gruppen, die Einfluss auf ein Projekt haben oder von ihm beeinflusst werden können. Dabei ist es wichtig, nicht nur die offensichtlichen Erwartungen und Interessen der Stakeholder zu berücksichtigen, sondern auch ihre Verhaltensmuster zu verstehen. Jeder Stakeholder kann unterschiedliche Verhaltensweisen und Kommunikationsstile haben, die sich auf seine Beteiligung und Reaktionen im Projekt auswirken können.

Das Ziel des Stakeholdermanagements ist es, sicherzustellen, dass die Erwartungen, Bedürfnisse und Interessen dieser Stakeholder angemessen berücksichtigt und verwaltet werden, um den Projekterfolg zu unterstützen. Durch das Verständnis der Verhaltensmuster können gezielte Strategien entwickelt werden, um die Zusammenarbeit mit den Stakeholdern zu stärken, mögliche Konflikte zu reduzieren und eine effektive Kommunikation aufzubauen. Einige Stakeholder können beispielsweise von Natur aus eher skeptisch oder widerstandsfähig gegenüber Veränderungen sein, während andere offener für neue Ideen und Vorschläge sind.

Durch das Erkennen dieser Verhaltensmuster können Projektmanager maßgeschneiderte Ansätze entwickeln, um die Stakeholder angemessen einzubeziehen und mit ihnen zu interagieren. Dies kann beispielsweise bedeuten, häufigere Updates für unsichere Stakeholder bereitzustellen, eine enge Zusammenarbeit mit Schlüsselakteuren zu fördern oder transparente Kommunikationswege für alle Beteiligten einzurichten. Indem das Verständnis von Verhaltensmustern in das Stakeholdermanagement integriert wird, können Projekte besser auf die individuellen Bedürfnisse und Erwartungen eingehen, was die Erfolgsaussichten deutlich verbessert.

Die Hauptaspekte des Stakeholdermanagements sind:

1. Stakeholderidentifikation: In dieser Phase werden alle Personen, Gruppen oder Organisationen identifiziert, die direkt oder indirekt vom Projekt betroffen sind oder einen Einfluss darauf haben. Dies können beispielsweise Projektteammitglieder, Auftraggeber, Lieferanten, Endbenutzer, Regulierungsbehörden, Interessenvertreter und andere relevante Parteien sein.
2. Stakeholderanalyse: Hier werden die Interessen, Erwartungen, Bedürfnisse und Anforderungen der identifizierten Stakeholder untersucht und bewertet. Die Analyse kann helfen, die Macht, den Einfluss und die Haltung jedes Stakeholders gegenüber dem Projekt zu verstehen. Diese Informationen sind entscheidend, um angemessene Strategien zur Einbindung und Kommunikation mit den Stakeholdern zu entwickeln.
3. Stakeholderengagement: Nachdem die Stakeholder identifiziert und analysiert wurden, müssen geeignete Ansätze entwickelt werden, um sie aktiv in den Projektverlauf einzubeziehen. Dies kann beinhalten, dass sie in Entscheidungsprozesse einbezogen werden, regelmäßig über den Projektfortschritt informiert werden oder in Feedback-Schleifen einbezogen werden, um ihre Anliegen zu berücksichtigen.
4. Kommunikation mit Stakeholdern: Eine effektive Kommunikation ist entscheidend, um die Erwartungen und Informationen mit den Stakeholdern auszutauschen. Dies umfasst regelmäßige Status-Updates, Berichterstattung über Projektmeilensteine, Identifizierung von Risiken und deren Behandlung sowie das Hören und Adressieren von Anliegen der Stakeholder.
5. Konfliktmanagement: Da Stakeholder oft unterschiedliche Interessen haben können, können Konflikte auftreten. Ein angemessenes Konfliktmanagement ist wichtig, um Konflikte zu identifizieren, zu bewältigen und aufzulösen, um das Projekt reibungslos voranzubringen.
6. Stakeholderpriorisierung: Nicht alle Stakeholder haben den gleichen Einfluss oder die gleiche Dringlichkeit für das Projekt. Es ist wichtig, die Stakeholder entsprechend ihrer Bedeutung zu priorisieren und ihre Ressourcen auf diejenigen zu konzentrieren, die den größten Einfluss auf den Projekterfolg haben.

Ein gut durchgeführtes Stakeholdermanagement, unabhängig vom Vorgehensmodell, trägt dazu bei, das Projektumfeld zu stabilisieren, potenzielle Hindernisse zu reduzieren und die Chancen für erfolgreiche Ergebnisse zu maximieren, da die Interessen der wichtigsten Stakeholder angemessen berücksichtigt werden.

Die kontinuierliche Verbesserungsphilosophie des Kaizen wirkt sich auf ein durchgeführtes Stakeholdermanagement positiv aus, indem die Interaktion und Zusammenarbeit schrittweise verbessert wird. Indem Projektmanager und das Team regelmäßig Feedback von den Stakeholdern einholen und evaluieren, können Prozesse, Kommunikationswege und Strategien kontinuierlich optimieren werden (das wäre im eigentlichen Sinne die Idee von Retrospektiven und des sprintweisen Vorgehens agiler Methoden). Kaizen fördert eine Kultur des Lernens und der Anpassung, die es ermöglicht, auf Veränderungen in den Verhaltensmustern der Stakeholder angemessen zu reagieren und das Engagement zu stärken.

Das Verständnis von Verhaltensmustern ist unerlässlich, um erfolgreich mit den Stakeholdern zu interagieren. Jeder Stakeholder kann unterschiedliche Verhaltensweisen und Kommunikationsstile haben, die berücksichtigt werden müssen. Einige mögen eine klare, sachliche Kommunikation bevorzugen, während andere auf eine empathische und informelle Herangehensweise ansprechen. Durch das Erkennen und Berücksichtigen dieser Muster können Missverständnisse und Konflikte vermieden werden. Projektmanager können ihre Kommunikation und Interaktionen gezielt an die individuellen Bedürfnisse und Präferenzen der Stakeholder anpassen, was zu einer effektiveren Einbindung und Zusammenarbeit führt.

 Behavioural Design Stakeholdermanagement Verhalten