Nach jeder abgeschlossenen Timebox findet unmittelbar danach ein Abschlussmeeting statt, das man im agilen Projektmanagement unter dem Begriff »Retrospektive« (jap. hansei) findet. Die Retrospektive selber ist ebenfalls mit einer Timebox begrenzt und dauert je nach Länge der Timebox ein bis drei Stunden[1].
Ziel einer Retrospektive ist das Konzept des selbstorganisierten Lernens[2] anzuwenden (siehe »Lernende Organisation«), die Zusammenarbeit und die Entwicklung des selbstorganisierten Teams zu verbessern und die Anwendung der kontinuierlichen Verbesserung (vgl. jap. Kaizen) voranzutreiben. Zudem durchläuft das Team auch bei jeder Retrospektive eine Team-Norming-Phase, die sich durch Veränderungen der Umwelteinflüsse ständig ergibt. Neue Teamnormen werden entwickelt und beschlossen, neue Regeln und Abläufe im Sinne einer Prozessverbesserung definiert.
Ablauf einer Retrospektive
Der Projektleiter bzw. Teamentwickler (i.d.R. der Scrum Master) bereitet die Retrospektive vor und moderiert diese. Zu den Retrospektiven können auch Mitglieder des erweiterten Stakeholder-Kreises mit eingeladen werden (oder zeitlich partiell), um Hindernisse, die vom Team nicht beeinflusst werden können, darstellen und von diesen beseitigen zu können. Bei unerfahrenen Teams ist es notwendig, die Zielsetzung und den Ablauf der Retrospektiven wiederholt zu erklären. Auch gewisse Regeln sollten bei unerfahrenen Teams noch einmal angesprochen werden. Hierzu gehört der respektvolle Umgang miteinander, ehrliche und offene Kommunikation, keine Anschuldigungen und Fingerzeig.
Für den konkreten Ablauf einer Retrospektive gibt es unterschiedliche Ansätze, die sich je nach Situation unterscheiden. Man sollte aber auf keine Fall überhastet an die Sache gehen. Eine beliebte Herangehensweise ist da sog. Check-In (einchecken), indem alle Teammitglieder ihre aktuelle Gefühlslage beschreiben können. (siehe Abbildung »Start einer Retrospektive – Gefühlsstimmung«).
Entscheidungen und Abschluss
Sind Probleme erkannt und die Ursachen identifiziert worden, werden diese im Anschluss priorisiert. Danach werden aus diesem priorisierten Pool diejenigen entnommen, die sowohl zeitlich, als auch inhaltlich bis zur nächsten Retrospektive gelöst bzw. umgesetzt werden müssen (siehe »Einführung der Retrospektive«). Anschließend werden konkrete Maßnahmen durch das Team beschlossen und die Umsetzung entschieden. Wichtig ist, dass die Verbesserungen bzw. Maßnahmen nach dem SMART-Prinzip[3], spezifisch, messbar, erreichbar, relevant, zeitgebunden, abgehandelt werden.
[1] Schwaber, Ken: Agile Project Management with Scrum; 1. Auflage; Microsoft Press; Redmond, Washington; 2004; S. 138f.
[2] Spieß, Erika, von Rosenstiel, Lutz: Organisationspsychologie, Basiswissen, Konzepte und Anwendungsfelder; 1. Auflage; Oldenbourg Wissenschaftsverlag GmbH; München; 2010; S. 92f.
[3] Aus dem engl.: Specific, Measurable, Accepted, Realistic, Timely
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